Tägliche Verwaltungs- und Planungsabläufe nehmen einen Großteil der Arbeitszeit in der Unternehmensverwaltung ein. Repetitive Aufgaben wie das Sortieren von Belegen oder die Kundenerfassung belasten den vom Fachkräftemangel stark betroffenen Unternehmensbereich.
Eine ganzheitliche Unternehmenssoftware (ERP-System) umfasst eine große Bandbreite an Funktionen und Modulen, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Einfach erklärt: So funktioniert eine moderne Unternehmenssoftware
Eine moderne Unternehmenssoftware integriert verschiedene Geschäftsprozesse rund um die Verwaltung eines Betriebs, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Sie vernetzt relevante Abteilungen wie den Vertrieb, die Buchhaltung, das Personalwesen oder die Warenwirtschaft über gängige Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planing) oder CRM (Customer Relationship Management). Eine ganzheitliche Unternehmenssoftware ermöglicht aber nicht nur die Echtzeitverarbeitung von Daten, sondern auch umfangreiche Analysen zur Entscheidungsfindung.
Der zentrale Vorteil eines ERP-Systems sind seine Benutzerfreundlichkeit und die Funktion, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Daneben ergeben sich für Unternehmen folgende Vorteile:
- Zentralisierte Datenverwaltung
- Effizienzsteigerung und Reduzierung des Personalaufwands
- Verbesserte Entscheidungsfindung durch umfangreiche Daten
- Kostensenkung durch Automatisierung
- Bessere Skalierbarkeit und Zusammenarbeit im Unternehmen
- Rechnungswesen
- Anlagen- und Finanzbuchhaltung
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Zahlungswesen
- Mahnwesen
- Jahresabschluss und Absatzplanung
- Verwaltung von Einkauf und Verkauf
- Materialwirtschaft
- Lager- und Bestandsverwaltung
- Wareneingangs- und Warenausgangsbearbeitung
- Vertrieb
- Produktionsplanung
- Kapazitätsmanagement
- Betriebsdatenerfassung
- Maschinen- und Werkstattplanung sowie -steuerung
- Arbeitsplatz- und Ressourcenmanagement
- Materialbedarfsplanung
- Verwaltung von bestehenden oder neuen Mitarbeitern
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Karriere- und Gehaltsplanung bei Mitarbeitern
- Planung der Stellenbesetzung
- Reisekostenmanagement und -abrechnung
- Verwaltung freiwilliger Leistungen (z. B. Betriebsrente)
Tipp: Eine ganzheitliche, digitale Unternehmenssoftware sorgt nicht nur für einen besseren Überblick und eine Optimierung der internen Prozesse, sie hilft auch bei der Einsparung von Personalkosten. Experten schätzen, dass jährlich bis zu 25 Prozent der bisherigen Aufwandskosten in der Verwaltung eingespart werden können.
Die Funktionen einer modernen Unternehmenssoftware im Überblick
Eine ganzheitliche ERP-Software kann alle wichtigen Verwaltungsaufgaben innerhalb eines Unternehmens abdecken, unabhängig von der jeweiligen Abteilung. Zudem werden moderne Programme regelmäßig mit neuen Funktionen und Modulen erweitert, die beispielsweise die Einbindung neuer Programme in die Software, ermöglichen. Nachfolgend geben wir einen Überblick über alle wichtigen Funktionen der Unternehmenssoftware nach Unternehmensbereichen.
Finanzwesen und Buchhaltung
Das Finanzwesen eines Unternehmens ist ein breites Aufgabengebiet mit vielen, sich täglich wiederholenden Aufgaben. Hauptgrund für die Integration einer Unternehmenssoftware ist hier die Zeit- und Kostenersparnis, welche durch Automatisierungen erreicht werden kann. Besonders die folgenden Funktionen sind dabei wichtig:
Wichtige Prozesse wie die Zuordnung von Zahlungen oder das korrekte Einbuchen von Belegen kann eine moderne Unternehmenssoftware automatisiert übernehmen und entlastet so die interne Verwaltung.
Warenwirtschaft
In produzierenden Unternehmen nehmen die Warenlogistik und Lagerbestandsplanung einen großen Teil der Verwaltung ein. Eine moderne Warenwirtschafts-Software unterstützt mit vielen Funktionen, darunter:
Durch die Digitalisierung dieser Prozesse und die Auswertung von wichtigen Daten wie Verkaufszahlen erkennen Unternehmen frühzeitig, wann neues Material bestellt werden muss und wie sich die Nachfrage in den nächsten Wochen entwickeln könnte.
Produktion
Die Symbiose der verschiedenen Abteilungen in einem produzierenden Unternehmen gelingt ohne eine digitale Lösung nur bedingt. Gerade bei der internen Absprache, der Produktionsplanung und der Verwaltung der Auslieferungen kommt es schnell zu Komplikationen und Fehlern. Die ERP-Software erlaubt es, wichtige Daten und Fristen zur Produktion mit einem Klick einzusehen. Die wichtigsten Funktionen für diesen Bereich sind:
Die Verbindung zwischen Produktion und Warenwirtschaft erleichtert es Unternehmen, Aufträge effizient auszuführen und einen Überblick über anstehende Projekte zu erhalten. Zudem können wichtige Effizienzfaktoren wie die Planung der Maschinenbelegung und der Mitarbeiterverteilung direkt in einer Software erledigt werden.
Personalwesen
Der Bereich Human Resources (HR) ist nicht ohne Grund einer der wichtigsten und zeitaufwendigsten im Unternehmen. Die eigene Mitarbeiterzufriedenheit und -treue sind entscheidend, um wirtschaftlich und effizient zu arbeiten. Um dennoch möglichst viel Zeit zu sparen, können viele Prozesse innerhalb einer modernen Unternehmenssoftware digital ablaufen, darunter:
Nicht zuletzt funktioniert der Datenaustausch in einer ganzheitlichen Unternehmenssoftware auch abteilungsübergreifend und ermöglicht so effektive Workflows und eine vereinfachte Zusammenarbeit. Bestehende Daten können beispielsweise genutzt werden, um die Kundenzufriedenheit oder die Qualität der eigenen Produkte zu verbessern und die eigene Zielgruppe besser anzusteuern.
Mobile ERP und wichtige Zukunftstrends
Von „Mobile ERP“ spricht man immer dann, wenn die Daten einer Unternehmenssoftware von einem mobilen Endgerät eingesehen werden können. Das ist bei den meisten Programmen ohne Probleme möglich und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden eines Unternehmens gerade in der Verwaltung ohne Standortbindung arbeiten können. Dazu kommen durch die mobile Nutzung Vorteile wie die Arbeitszeiterfassung unterwegs, die Abrechnung von Reisekosten direkt auf der Reise oder das Auslösen von Aufträgen ohne Verzögerungen.
Zukünftig wird die Einbindung von Künstlicher Intelligenz (KI) eine verstärkte Rolle spielen. Eigenständig lernende System können dann beispielsweise Belege noch besser zuordnen, Buchungen automatisch erledigen oder die menschlichen Fehler in der Lohnbuchhaltung berichtigen.
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