OpenText stellt in einer aktuellen Umfrage fest: Seit 2020 haben sich die negativen Auswirkungen der steigenden Informationsflut verstärkt und die Anzahl der Datenquellen erhöht. Um den negativen Folgen entgegenwirken zu können, müssen sich Unternehmen einen Informationsvorteil verschaffen.
82 Prozent der Deutschen fühlen sich durch die steigende Informationsflut gestresst. Dies ergab eine aktuelle globale Umfrage 1 unter 27.000 Verbrauchern einschließlich 2.000 Deutschen, die von OpenText, einem der weltweit führenden Anbieter von Informationsmanagement, in Auftrag gegeben wurde.
Diese Belastung wird durch verschiedene Faktoren erzeugt, wie zum Beispiel durch den konstanten Fluss von Daten über verschiedene Geräte hinweg, die allgegenwärtigen sozialen Medien oder die zunehmende Anzahl von Anwendungen, denen Arbeitnehmer im Arbeitsalltag ausgesetzt sind.
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Die Ergebnisse spiegeln zudem wider, inwieweit sich die Wahrnehmung über und der Umgang mit wachsenden Informationsmengen während der Pandemie entwickelt haben. So gaben 2020 lediglich 43 Prozent der Befragten an, dass die Informationsflut zu ihrem Stress am Arbeitsplatz beiträgt.
Informationen im Überfluss
Während sich hybride Arbeitsmodelle fest in unsere Arbeitskultur etablieren, sind sich nur 42 Prozent der Befragten in Deutschland sicher, dass sie über die richtigen Tools verfügen, um produktiv von zu Hause arbeiten zu können. Überraschenderweise ist diese Zahl seit 2020 gesunken: Vor zwei Jahren fanden noch 63 Prozent, dass sie bestens für die digitalen Herausforderungen im Homeoffice gerüstet sind.
Paradox hierbei: Die Anzahl der Tools und Anwendungen, die genutzt werden, ist seit 2020 gestiegen! So nutzen 44 Prozent der Befragten täglich zwischen sechs und zehn unterschiedliche Tools und Anwendungen (2020: 16 Prozent), um auf Informationen zuzugreifen; 26 Prozent benötigen in ihrem Arbeitsalltag sogar mindestens elf (2020: 14 Prozent).
Neben der mangelhaften, viel zu unübersichtlichen Auswahl an Anwendungen und Tools tragen Datensilos, die über die ganze Unternehmens-IT-Landschaft verteilt und dadurch schwerer zugänglich sind, zur steigenden Ineffizienz bei.
Langwierige Informationssuche
Beinahe die Hälfte der deutschen Verbraucher (44 Prozent) verbringt täglich mindestens eine Stunde damit, im Unternehmensnetzwerk oder in geteilten Systemen nach arbeitsrelevanten Informationen und Daten zu suchen. Sie wissen häufig nicht, wo sich aktuelle Informationen befinden (32 Prozent), was ihre Arbeit zusätzlich erschwert.
Außerdem glauben 23 Prozent der Befragten, dass ihre Kollegen aktuelle Dokumentenversionen nicht auf gemeinsam genutzten Fileshares teilen, sondern sie lokal auf ihren Rechnern speichern. Dadurch werden relevante Informationen zurückgehalten, gehen verloren oder werden sogar widerrechtlich lokal gespeichert.
Sowohl das wachsende Informationsvolumen als auch das komplexe Management von strukturierten und unstrukturierten Daten führe dazu, dass sich viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter überfordert fühlen, so Werner Rieche, Managing Director in Deutschland und Vice President Sales DACH bei OpenText. Er betont:
Lösungen erhalten Unternehmen nur, wenn sie gleichzeitig Datensilos einreißen und Informationen zentral verfügbar machen.
Wenn Informationen kontinuierlich gepflegt und an einer für alle zugängliche Stelle gemanagt werden, erst dann könne digitale Transformation funktionieren, so Rieche weiter. Muster, Trends und wertvolle Insights offenbaren sich, wodurch Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen können. Das nennen man bei OpenText den Informationsvorteil.
Die negativen Folgen eines dürftigen Informationsmanagements
Unglücklicherweise wirkt sich ein ineffizientes Informationsmanagement direkt und langfristig auf Arbeitnehmer aus. 43 Prozent der Befragten geben an, dass es Stress verursacht und einen negativen Effekt auf ihr mentales Wohlbefinden hat. 42 Prozent sehen damit ihre allgemeine Leistung aufs Spiel gesetzt und 28 Prozent sprechen davon, dass dadurch ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz sinkt. 35 Prozent der Befragten spüren einen eindeutig negativen Einfluss auf ihre Work-Life-Balance.
Die herrschende Unzufriedenheit führt wiederum dazu, dass sie eigenständig Maßnahmen ergreifen, um Ordnung in das Informationschaos am Arbeitsplatz zu bringen. Beispielsweise greifen mehr als die Hälfte der Befragten (53 Prozent) auf ihre privaten File Sharing Accounts wie OneDrive, Google Drive, Dropbox oder WhatsApp zurück, um Informationen einfacher mit ihren Kollegen zu teilen.
63 Prozent derjenigen, die dies im Rahmen der Erhebung zugeben, sind davon überzeugt, dass ihr Arbeitgeber keine Richtlinien vorgibt, die ihnen den Einsatz privater File-Sharing-Systeme verbieten – und das trotz offensichtlicher Sicherheitsrisiken, die damit verbunden sind.
Ineffiziente Kollaboration
Auch das kollaborative Arbeiten scheint nach wie vor Probleme zu bereiten. Arbeitnehmer, die regelmäßig remote arbeiten, treffen aufgrund der Distanz zum Team und zum Unternehmensnetzwerk auf zusätzliche Hürden. 29 Prozent von ihnen sagen, dass sie nicht effizient mit ihren Kollegen zusammenarbeiten beziehungsweise Daten mit ihnen teilen können, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
Ein Drittel (32 Prozent) hat sogar Schwierigkeiten, sich mit Unternehmensressourcen zu verbinden und auf relevante Daten und Informationen zuzugreifen. Diese Defizite entstehen unter anderem, weil es ihnen für die verteilte Zusammenarbeit und die Arbeit in den eigenen vier Wänden an der passenden Hard- und Software fehlt.
Unternehmen generieren und speichern immer mehr Daten von Mitarbeitern, aber auch Zulieferern und Kunden, und implementieren immer mehr Systeme und Anwendungen für den täglichen Gebrauch. Gleichzeitig bedeute das jedoch, dass das Sicherheitsrisiko exponentiell mitwachst, ergänzt Bernd Hennicke Vice President, Product Marketing, bei OpenText.
Unternehmen müssen daher sowohl ihr Informationsmanagement als auch ihre Data Governance automatisieren, so Hennicke weter. Das habe mehrere entscheidende Vorteile: Informationen lassen sich unkompliziert und sicher sammeln und standardisiert klassifizieren. Darüber hinaus können Richtlinien zur Datenaufbewahrung automatisiert angewendet werden und Mitarbeitende erhalten Zugriff auf aktuelle Informationen, ohne verschiedene Anwendungen durchforsten zu müssen.
Dadurch können Unternehmen die Komplexität erfolgreich entwirren und ihren verteilten Teams eine effiziente Zusammenarbeit gewährleisten, schließt der Vice President, Product Marketing.
Weitere Informationen zum Thema „Informationsvorteil“ sowie zur Studie, einschließlich der vollständigen Ergebnisse, befinden sich auf dem OpenText Blog.
Anmerkung:
1 Die globale Studie wurde von OpenText in Auftrag gegeben und im März 2022 von 3Gem durchgeführt. Insgesamt haben weltweit 27.000 Verbraucher aus zwölf Ländern an der Erhebung teilgenommen (Deutschland, Vereinigtes Königreich, Spanien, Italien, Frankreich, Vereinigte Staaten, Kanada, Brasilien, Australien, Japan, Singapur, Indien). In Deutschland wurden 2.000 Personen zum Thema „Informationsflut“ während der Pandemie und wie sich ihr Umgang mit Daten in dieser Zeit verändert hat befragt.
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