Abrechnung in der Zahnmedizin: Fallstricke vermeiden und Abrechnungsfehler korrigieren
Abrechnungen aus zahnärztlichen Praxen gelten als äußerst fehleranfällig. Dies betrifft in erster Linie Leistungen, die in den Bereich der privaten Abrechnungen gehören. Verschiedene Fehlerquellen führen dazu, dass die Möglichkeiten des Rechnungswesens nur unzulänglich ausgeschöpft werden und die damit verbundenen Gewinne für die betroffenen Ärzte entsprechend verloren gehen.
Honorarverluste durch unterschiedliche Fehlerquellen
Die Abrechnungen in einer Zahnarztpraxis sind aufwendig, zeitintensiv und häufig kompliziert. Fachkenntnisse im Bereich der Gebührenordnung und des gesamten Abrechnungswesens sind hierbei ebenso gefragt wie korrekte Leistungserfassungen und eine damit verbundene äußerst umsichtige Dokumentation.
Die folgenden vier Fehlerquellen sind maßgeblich mit verantwortlich für daraus resultierende Abrechnungsfehler und entsprechende Honorarausfälle.
1. Unvollständige Dokumentation des Behandlungsablaufs
Eine Zahnbehandlung muss stets akribisch und lückenlos dokumentiert werden. Häufig werden Angaben nur stichpunktartig, unvollständig oder fehlerhaft notiert und können dadurch von der für die Abrechnung zuständigen Fachkraft nur unzulänglich übernommen werden.
Da es in der Zahnmedizin kein einheitliches Dokumentationsmuster gibt, kann es darüber hinaus zu einer unvollständigen Dokumentation durch die zahnärztliche Assistenz kommen. Der Ablauf einer Behandlung wird hierbei nicht im Detail dokumentiert und dadurch in der Abrechnung nicht korrekt wiedergegeben.
2. Lückenhafte Kenntnisse des zahnärztlichen Stundenhonorars
Jeder Abrechnung liegt ein sogenannter Stundenhonorarumsatz zugrunde, der von den Abrechnungsfachkräften berücksichtigt werden muss. Er ist neben den zahnärztlichen Gebührenverzeichnissen die wichtigste Bezugsgröße für eine korrekte Rechnungsstellung. Nicht immer ist das Berechnungskonzept bekannt und die Mischkalkulation aus allem kostenrelevanten Umsatzfaktoren dadurch fehlerhaft.
Fortbildungen zum Abrechnungswesen sind somit für alle Praxen wesentlich, damit die entsprechenden Vorschriften von allen zuständigen Personen verstanden werden.
3. Zeitbedingte unvollständige Rechnungsstellung
Eine der häufigsten Fehlerquellen bei der Abrechnung ist ein bestehender Zeitmangel. Die Abläufe in einer Zahnarztpraxis sind meist in hohem Maße zeitlich belastet. Hier reicht es, dass einzelne Angestellte vorübergehend durch Krankheit ausfallen, und Abrechnungen werden verzögert oder gehen generell verspätet raus. Im besten Fall sind mehrere Personen in die Rechnungsstellung eingearbeitet oder das Abrechnungswesen wird einem externen Dienstleister übergeben.
4. Fehlende Gegenkontrolle der Erfassung zahnärztlicher Leistungen
Der gesamte Ablauf rund um Dokumentation und Abrechnung sollte immer durch mindestens eine verantwortliche Person gegenkontrolliert werden. Vier Augen sehen mehr als zwei, ein Prinzip, das für jede Praxis essenziell ist.
Es ist eine Sache, eine Behandlung versehentlich fehlerhaft zu dokumentieren oder unvollständig abzurechnen. Wird ein solcher Fehler jedoch aufgrund mangelnder Kontrolle nicht bemerkt, ist der Schaden meist irreversibel.
Abrechnungen in der Zahnmedizin professionalisieren
Wer Zeit sparen und der Komplexität der zahnärztlichen Abrechnungen von privaten Leistungen gerecht werden möchte, ist mit einer umfassenden Entlastung bei der Zahnmedizin Abrechnung gut beraten. Der hohe Aufwand, der mit korrekten Rechnungserfassungen verbunden ist, rechnet sich in der Regel nicht.
Entsprechend hilfreich ist eine Optimierung aller damit verbundenen Prozesse durch eine externe Bearbeitung. Auf diese Weise wird die meist hohe Fehlerquote vermieden und der gesamte Bereich sowohl der Rechnungsstellung als auch der Rechnungsprüfung professionalisiert. Dies gilt nicht zuletzt vor dem Hintergrund der Berücksichtigung der zahnärztlichen Gebührenverzeichnisse BEMA und GOZ.
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