Arbeitsrechtliche Antworten zu Dienstreisen

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Dienstreisen stellen besondere Anforderungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Unter anderem: Wie die Zeit während einer Dienstreise verbracht werden kann, ob die Reisezeit zu vergüten ist, wie das Arbeitszeitgesetz bei Dienstreisen zu beachten ist und was es bei der Unfallversicherung sowie der Reisekostenerstattung zu beachten gilt.

Victoria Caliebe, Rechtsanwältin Rödl & Partner beantwortet die wichtigsten Fragen

Was versteht man unter einer Dienstreise?

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Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer Zeit aufwendet, um einen Ort außerhalb seines eigentlichen Arbeitsplatzes aufzusuchen, um dort seine Arbeitsleistung zu verrichten. Anders als bei Lkw-Fahrern, Reisebegleitern oder auch Außendienstmitarbeitern gehört die Reisetätigkeit als solche nicht zur Hauptpflicht des Arbeitnehmers. Ist Letzteres der Fall, liegt keine Dienstreise vor und der Arbeitnehmer ist bereits gemäß seiner arbeitsvertraglich vereinbarten Tätigkeit zum Antritt der Reise verpflichtet. Gehört die Dienstreise dagegen nicht zu der Hauptleistungspflicht des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber grundsätzlich in Ausübung seines Direktionsrechts die Dienstreise anordnen.

Müssen Arbeitnehmer während der Reisezeit arbeiten?

Solange hierdurch nicht die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes verletzt werden und die Arbeitsleistung während der Reisezeit für den Arbeitnehmer „zumutbar“ ist, kann der Arbeitgeber auch anordnen, dass Arbeitnehmer während der Reisezeit ihrer regulären Tätigkeit nachgehen.

Muss der Arbeitgeber die Reisezeit vergüten?

Das hängt zum einen davon ab, ob die Reisezeit während der Arbeitszeit oder außerhalb der Arbeitszeit liegt, und zum anderen, ob die Arbeitsvertragsparteien zur Vergütung von Reisezeiten eine vertragliche Regelung getroffen haben. Daneben müssen die Kosten für eine Reise auch „erforderlich“ sein, wenn der Arbeitgeber die Planung der Dienstreise in die Eigenverantwortung des Arbeitnehmers gelegt hat.

Liegt die Reise innerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit, unterfällt sie uneingeschränkt der Vergütungspflicht. Liegt sie aber außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit, ist sie dann zu vergüten, wenn die Reisetätigkeit als Arbeitsleistung im Gegenseitigkeitsverhältnis zu der vom Arbeitgeber geschuldeten Vergütung steht. Ein solches Gegenseitigkeitsverhältnis ist aber weit auszulegen und grundsätzlich bei allen Tätigkeiten anzunehmen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer abverlangt, also auch bei Reisetätigkeiten.

Die Vergütungspflicht besteht damit gemäß der aktuellen Rechtsprechung auch für Reisezeiten, die der Arbeitnehmer beispielsweise durch Schlafen oder andere private Aktivitäten auf Flug- oder Zugreisen „absitzt“. Anders als bei Reisen innerhalb der regulären Arbeitszeit kann für Dienstreisen außerhalb der regulären Arbeitszeit aber eine gesonderte vertragliche Vergütungsregelung getroffen werden und insbesondere ein geringeres oder gar kein Entgelt vereinbart werden. An die Ausgestaltung einer derartigen Vereinbarung sind aber gewisse Voraussetzungen gestellt.

Ist bei Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln das Arbeitszeitgesetz zu beachten?

Für die arbeitszeitrechtliche Beurteilung von Reisezeiten sind die Vorgaben, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Ausgestaltung der Reisezeit gemacht hat, entscheidend. Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes liegt während einer Dienstreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln (zum Beispiel Bahn oder Flugzeug) oder als Beifahrer in einem Pkw nur vor, wenn Arbeitnehmer die Reisezeit auf Anweisung des Arbeitgebers auch zur Erledigung ihrer Arbeitsaufgaben nutzen müssen.

Soweit Arbeitnehmer dagegen während der Reisezeit tatsächlich nicht arbeiten müssen, sondern sich erholen können, kann diese Zeit dagegen als Ruhezeit im arbeitsrechtlichen Sinne qualifiziert werden. Anders als die Frage der Vergütungspflicht kann die Einordnung als Arbeitszeit auch nicht durch Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber abweichend vereinbart werden.

Wie ist es bei Pkw-Fahrten? Währenddessen kann der Arbeitnehmer doch schwerlich seiner Tätigkeit nachgehen.

Arbeitszeitrechtlich ist bei Pkw-Fahrten, bei denen der Arbeitnehmer das Fahrzeug selbst steuert, maßgeblich, ob der Arbeitnehmer aufgrund einer Anweisung des Arbeitgebers mit dem Pkw fährt oder auf eigenes Verlangen. Fährt er mit dem Pkw auf Anweisung des Arbeitgebers, ist die Fahrt aufgrund des Erfordernisses, sich auf den Verkehr konzentrieren zu müssen, als Arbeitszeit zu qualifizieren.

Wie ist mit Verspätungen umzugehen?

Hinsichtlich der vergütungsrechtlichen Seite macht es keinen Unterschied, ob es während der Reise zu Verspätungen kommt. Hier gelten die vorgenannten Grundsätze. Arbeitszeitrechtlich können Verspätungen aber durchaus zu Schwierigkeiten bei der Dienstreise führen. Denn durch Verspätungen kann es zu einer Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit kommen.

Bei Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln müsste der Arbeitnehmer die Erledigung von Arbeitsaufgaben abbrechen, sodass er eine Ruhepause beziehungsweise -zeit einleiten kann. Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw, welchen der Arbeitnehmer selbst lenkt, müsste die Fahrt sogar unterbrochen werden. Bei der Planung der Reise muss also stets auch ein Blick auf das Arbeitszeitgesetz geworfen werden.

Sind Arbeitnehmer während der Dienstreise unfallversichert?

Maßgeblich ist, dass es sich bei der Reise um einen Bestandteil der betrieblichen Tätigkeit handelt. Da Dienstreisen in Ausübung des Beschäftigungsverhältnisses, also der versicherten Tätigkeit erfolgen, unterliegen Arbeitnehmer auch auf Reisen außerhalb der Betriebsstätte generell der gesetzlichen Unfallversicherung. Entscheidend ist, dass es sich bei der Reise um einen Bestandteil der betrieblichen Tätigkeit handelt. Außerdem muss die unfallbringende Tätigkeit mit dem Beschäftigungsverhältnis wesentlich zusammenhängen.

Welche Kosten sind für Dienstreisen vom Arbeitgeber zu erstatten?

Soweit der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer hinsichtlich Reisemittel oder -verlauf Wahlmöglichkeiten lässt, müssen die durch die Reise entstehenden Kosten „erforderlich“ sein. Es ist zu empfehlen, hierzu eine klare vertragliche Regelung in das Arbeitsverhältnis einzuführen, um die „erforderlichen“ Kosten der Dienstreise, die vom Arbeitgeber erstattet werden, klar zu definieren. Regelmäßig wird in solchen Vereinbarungen neben der Reiseform auch die Reiseklasse definiert und hinsichtlich der Höhe der zu erstattenden Kosten wird sich an den steuerlichen Höchstsätzen orientiert.