Unzählige Stunden unserer Arbeitszeit verbringen wir in Meetings. Der Erkenntnisgewinn im Vergleich zum Zeiteinsatz bietet dabei – vorsichtig ausgedrückt – jede Menge Luft nach oben. Das ungeliebte Treffen selbst ist dabei nur das Symptom. Denn das eigentliche Problem liegt tiefer.
Ein Beitrag von Michaela Stach, Expertin für systemische Moderation
Es gibt zu viele Meetings. Aus Studien geht hervor, dass Besprechungen mitunter ein Drittel der Wochenarbeitszeit einnehmen. Die einzige Möglichkeit, diese Fülle zu reduzieren, ist das schonungslose Hinterfragen der einzelnen Sessions - insbesondere bei Regelterminen.
Worin liegt der konkrete Nutzen? Und ist ein Meeting tatsächlich das beste Werkzeug für die auf dem Tisch liegenden Aufgaben? Definitiv nicht immer. Geht es beispielsweise darum, aktuelle Informationen weiterzugeben, lässt sich das effizienter per Mail durchführen. Auch konkrete Fragen finden ihre Antwort mitunter leichter, wenn sie bilateral geklärt werden.
Es braucht weniger Meetings. Und es braucht bessere Meetings
Neben Quantität der Meetings gilt es in gleichem Maße das WIE auf den Prüfstand zu stellen. Denn auch wenn der Ruf des gemeinsamen Miteinanders noch so schlecht ist: Sinnstiftende Kollaboration bietet die schier einzige Möglichkeit, Komplexität zu handhaben und innovative Lösungen zu erarbeiten.
Die Erfolg entscheidet sich nicht erst im Meetingraum
Die Weichen für den Erfolg des gemeinsamen Miteinanders werden nicht im Meeting selbst, sondern weitaus früher gestellt. Stichwort Vorbereitung. Und ja, Vorbereitung kostet Zeit. Doch unvorbereitete Meetings kosten weitaus mehr Zeit und darüber hinaus auch jede Menge Geld.
Für den Erfolg eines Meetings ist es entscheidend, sich im Vorfeld mit Ziel und Agenda auseinanderzusetzen. Erst mit einem definierten Ziel vor Augen lässt sich feststellen, wen es zur Erreichung dieses Zieles braucht – und wen nicht. Genau diesen Personenkreis gilt es einzuladen. Fehlen relevante Player, bleibt meist nichts anderes übrig, als das Thema zu vertagen. Sind hingegen Teilnehmende dabei, die nichts Konkretes beizutragen haben, widmen die sich schnell anderen Dingen.
Wenn es im Rahmen eines Meetings sowohl Punkte gibt, die alle betreffen als auch solche, in die nur einige involviert sind, sollten die Themen mit weniger Beteiligten an den Rand gelegt werden. Ebenfalls im Vorfeld abzuklären sind die Rahmenbedingungen, zum Beispiel Budgetvorgaben. Dies ermöglicht die Erarbeitung umsetzbarer Ergebnisse.
Geht die Einladung inklusive der relevanten Informationen rechtzeitig raus, können die Teilnehmenden sich auch vorbereiten.
Zeit und Dauer
Hinterfragt werden dürfen auch Meetingbeginn und Dauer. Gerade in der virtuellen Welt. Statt 60-Minuten Meetings empfehlen sich kürzere Slots, die nicht zur vollen Stunde beginnen und enden. Die knappere Zeitvorgabe kann Fokus und Disziplin der Teilnehmenden erhöhen. Gleichzeitig bietet die übrige Zeit einen Puffer zur Vorbereitung auf den nächsten Termin.
Daran arbeiten statt darüber reden
Oftmals entpuppen sich Meetings als regelrechte Laber-Runden. Sobald die Teilnehmenden hingegen aufgefordert sind, ihre Gedanken zu einer Fragestellung zu notieren, wird's konkret und nutzbar. Sowohl virtuell als auch in Präsenz.
Moderation und weitere Rollen
Die Moderation eines Meetings ist wichtig, um die strukturierte, zielführende Vorgehensweise im Fokus zu behalten und den Prozess zu lenken. Darüber hinaus gibt es weitere Rollen. Beispielsweise für Timekeeping und Protokoll. Idealerweise werden die Rollen von Meeting zu Meeting gewechselt. Um als Team in Meetings immer besser zu werden, empfiehlt es sich, am Ende des Treffens ein kurzes Zeitfenster zur Reflexion des gemeinsamen Miteinanders einzuplanen.
Tipps für ein konstruktives Miteinander
- Meetings und Themen konsequent hinterfragen: Regelmeetings ohne Mehrwert sind Zeit- und Energieräuber. Auch Themen, die auf asynchrone Weise besser zu bearbeiten sind, am besten direkt von der Agenda streichen.
- Kein Meeting ohne Ziel und Agenda: Definierte Ziele ermöglichen fokussiertes Arbeiten und gute Vorbereitung.
- Die richtigen Teilnehmenden einladen: Mit den relevanten Playern am Tisch können umsetzbare Ergebnisse erreicht werden.
- Kürzere Meetings sind bessere Meetings: Pufferzeiten zum nächsten Termin ermöglichen die Vorbereitung – dabei unterstützt der sportliche Zeitdruck im Meeting den Fokus.
- Daran arbeiten statt darüber zu reden: Durch aktives Einbinden der Teilnehmenden entstehen konkrete Ergebnisse.
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