Betriebsprüfung: so vermeiden Unternehmen hohe Nachzahlungen

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Während der Covid-Pandemie wurden deutlich weniger Betriebsprüfungen durchgeführt, doch jetzt sind die Steuerprüfer wieder verstärkt in den Unternehmen unterwegs. Die wirtschaftlich schwierige Situation der letzten Jahre, die teilweise immer noch erhebliche Auswirkungen auf die Finanzen der Betriebe hat, ist dabei kein Grund für Nachsicht: Wer bei den betrieblichen Schätzungen und Bewertungen deutlich daneben lag, muss mit teilweise existenzbedrohenden Nachzahlungen rechnen.

Ein Beitrag von Soufian El Morabiti und Ali Doygun, GoldmanTax

Betriebsprüfungen sind für Unternehmer oft ein Quell von Unsicherheit, Stress und Sorgen. Sie bedeuten nicht nur einen erheblichen Zeitaufwand, der von den täglichen Geschäftsaktivitäten ablenkt, sondern wecken auch die Angst vor unerkannten Fehlern in der Buchführung, die zu Nachzahlungen und finanziellen Strafen führen könnten.

Die Vorstellung, dass öffentliche Prüfungen den guten Ruf des Unternehmens schädigen und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern erschüttern könnten, verstärkt die emotionale Belastung. Hinzu kommen die bürokratischen Anforderungen und die Furcht vor unerfahrenen Prüfern, die die Sorgen der Unternehmer verstärken. Dennoch können eine gründliche Vorbereitung und professionelle Beratung dazu beitragen, diese Ängste zu mildern und die Prüfung erfolgreich zu bewältigen.

Die Betriebsprüfung beginnt oft mit einer schriftlichen Ankündigung seitens des Betriebsprüfers, in der ein Termin zur Steuerprüfung festgelegt wird. Dieser Termin liegt in der Regel zwei bis vier Wochen in der Zukunft. Die Finanzbehörden berücksichtigen die Notwendigkeit einer angemessenen Vorbereitungszeit und die Belastungen des Tagesgeschäfts bei der Terminfestlegung. Dabei sollten Unternehmen im Kopf behalten: Betriebsprüfungen sind keine Seltenheit, sondern ein regulärer Teil der Geschäftswelt. Mit einer professionellen Vorbereitung kann man souverän durch diese Prozesse navigieren.

Dauer der Betriebsprüfung und Ort

In der Regel ist der Ort des Geschehens der Betrieb selbst. Häufig wird eine Betriebsprüfung jedoch auch in das Büro des zuständigen Steuerberaters oder sogar ins Finanzamt verlegt. Das ist vor allem dann der Fall, wenn ein Unternehmen hauptsächlich außerhalb der betrieblichen Räume tätig ist. Ratsam ist, den Ort im Voraus zu klären und gegebenenfalls vorzubereiten.

Wenn möglich, sollte man die Betriebsprüfung außerdem beim Steuerberater selbst oder in den Amtsräumen durchführen, da auf diese Weise ein reibungsloser Ablauf ermöglicht wird. Was die Dauer betrifft, so hängt der zeitliche Aufwand für eine Betriebsprüfung von der Größe des Unternehmens ab. Er variiert zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen.

Diese Unterlagen gilt es sorgfältig vorzubereiten

Je ordentlicher die Unterlagen sind, desto schneller ist die Betriebsprüfung abgeschlossen. Deshalb sollten spätestens mit Bekanntgabe des Termins alle relevanten Dokumente strukturiert und geordnet werden. Insbesondere Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bankunterlagen, Handelsbücher, Sitzungsprotokolle, Rechnungen, Dienstverträge, Fahrtenbücher, Organisationspläne und Dienstanweisungen sind für die Prüfer von Belang.

Hinzu kommen digitale Dokumente wie die Finanzbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung, die Waren- und Materialwirtschaft sowie die Kosten- und Leistungsrechnung. Auch diese dürfen die Steuerprüfer einsehen, weshalb eine Strukturierung vorab das Procedere beschleunigen kann.

So läuft die Betriebsprüfung ab

Zu Beginn setzen sich der Steuerprüfer und der Steuerpflichtige in dem Raum, der für die Betriebsprüfung vorgesehen ist, zusammen. Dort findet das Einführungsgespräch statt und die vorbereiteten Unterlagen werden dem Prüfer überreicht. In den nächsten Tagen wird dieser die Dokumente nach und nach sichten und überprüfen. Für den Fall, dass er Unregelmäßigkeiten entdeckt, ist es wichtig, dass der Steuerpflichtige während dieses Prozesses stets erreichbar ist, um gegebenenfalls Sachverhalte zu klären und Belege vorzulegen.

Aus diesem Grund werden Betriebsprüfungen durchgeführt

Das Finanzamt führt eine Betriebsprüfung in der Regel durch, wenn es den Eindruck hat, dass die Buchführung oder Steuerzahlungen unzureichend sind. Typische Anlässe für eine Betriebsprüfung sind lückenhafte Steuererklärungen, verspätete Steuerzahlungen, stark schwankende Gewinne, hohe Steuernachzahlungen oder wiederholt verspätete Einreichung von Steuererklärungen. Die Häufigkeit einer Betriebsprüfung kann auch von der Unternehmensgröße und den Gewinnen abhängen. Betriebe können und werden jedoch auch rein zufällig geprüft.

Über die Autoren

Soufian El Morabiti und Ali Doygun entwickeln mit GoldmanTax intelligente Steuerstrategien für den Mittelstand. Die beiden Steuerprofis haben es sich zur Aufgabe gemacht, die Steuerberatung zu revolutionieren und Mittelständlern dabei zu helfen, den niedrigsten für sie möglichen Steuersatz zu erhalten. Dabei setzt die Steuerkanzlei GoldmanTax auf die Steuerstrategien der erfolgreichsten Konzerne.