Voll versteuert!? Drei Stolperfallen, die Unternehmen mühelos vermeiden können

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Teure Materialien sowie steigende Energie- und Transportpreise sind nur zwei Gründe, warum in zahlreichen Unternehmen der Sparzwang wächst. „Unvorhergesehene und potenziell kostspielige Steuernachzahlungen können in einer ohnehin angespannten Situation den Druck auf die finanziellen Ressourcen empfindlich erhöhen“, weiß Prof. Dr. Christoph Juhn, Professor für Steuerrecht an der FOM Hochschule und geschäftsführender Partner der Kanzlei JUHN Partner. Dabei lassen sich die meisten steuerlichen Stolperfallen ganz einfach umgehen.

Dem Fiskus drei Schritte voraus

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Steuergesetzgebung ist komplex und sehr dynamisch. Wie wechselhaft und kompliziert die Vorgaben sein können, zeigt sich aktuell eindrücklich in den Diskussionen um den Bundeshaushalt 2024 und steuerliche Erleichterungen im Zusammenhang mit dem sogenannten Wachstumschancengesetz. „Auch wenn die Wirtschaft hier noch auf die Entscheidung des Vermittlungsausschusses warten muss, sind seit Januar umfangreiche Steueränderungen in Kraft“, weiß Professor Juhn und betont: „Hier auf dem Laufenden zu bleiben, reicht nicht aus. In einer Welt, die keine Pause-Taste kennt, braucht es erfahrene Berater, die nicht nur Steuervorteile sichern oder Jahresabschlüsse optimieren, sondern auch Gestaltungspotenziale erkennen.“

Aufschreiben, sonst ist es nicht passiert

Eigentlich banal, trotzdem aber immer wieder ein häufig gesehener Fehler im Management von Steuerrisiken: die unzureichende Dokumentation aller geschäftlichen Ausgaben. Fehlende Quittungen für Büromaterial oder Taxifahrten, lückenhafte Reisekostenabrechnungen der Mitarbeitenden oder Bewirtungsbelege über 200 oder 300 Euro ohne Angaben zum betrieblichen Anlass des Arbeitsessens können dazu führen, dass Unternehmen steuerlich nicht ihr volles Potenzial ausschöpfen. „Eine genaue und umfassende Aufzeichnung ist unerlässlich“, betont Professor Juhn. Das betreffe sowohl materielle Investitionen als auch Ausgaben für Schulungen, Reisen und andere geschäftliche Aktivitäten.

„Heute arbeiten die involvierten Behörden viel präziser und zielgerichteter als früher“, unterstreicht der Steuerexperte. Entsprechend wichtig ist es, in einer so dynamischen Umgebung wie dem Steuerrecht nicht nur konstant up to date in puncto Vorschriften zu sein, sondern einen proaktiven, möglichst effizienten und gegebenenfalls globalen Steuermanagement-Ansatz zu verfolgen. Die Lösung liegt in der Implementierung einer klaren Dokumentationsrichtlinie und der Nutzung digitaler Tools zur einfachen Erfassung und Archivierung von Belegen.

Da geht noch was

Ohne Plan funktioniert auch im Hinblick auf Steuern wenig. Wie eine Strategie zur Steueroptimierung genau aussieht, ist abhängig von unterschiedlichen Faktoren. So spielen insbesondere Größe, Standort und Investition eine entscheidende Rolle. „Bei einem international agierenden mittelständischen Betrieb sollte nicht nur die gewünschte Compliance-Kultur definiert werden, sondern auch Steuerplanungsgrundsätze, Risikolevel und IT-Lösungen“, so Professor Juhn.

Zudem gelte es festzulegen, welche Aufgaben Berater übernehmen, bei welchen sie unterstützend tätig sind und welche Qualitätsstandards eingehalten werden müssen. Das erfordert eine umfassende Analyse der Geschäftsstrukturen und eine Anpassung der Aktivitäten. Für den Experten steht dabei fest: „Ziel muss es sein, möglichst frühzeitig eine langfristige, maßgeschneiderte Steuerstrategie zu entwickeln. Nur so lassen sich steuerliche Vorteile maximieren.“