Der Bundesrat hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV verabschiedet, das nun auch die Textform für Arbeitsverträge zulässt. Bisher mussten diese Dokumente immer schriftlich vorliegen, was oft unnötig aufwendig war.
Der Bundesrat hat dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) am 18. Oktober 2024 zugestimmt. Ab dem 1. Januar 2025 treten wichtige Maßnahmen des Gesetzes in Kraft, darunter neue Regelungen für das Nachweisgesetz (NachwG) und die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV). Arbeitsverträge können künftig neben der herkömmlichen Schriftform auch in Textform abgeschlossen werden, sofern bestimmte Rahmenbedingungen eingehalten werden.
Bislang verlangt das NachwG für Vertragsbedingungen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, die Schriftform, wie in § 126 BGB festgelegt. Elektronische Formate waren bisher in jeglicher Form ausgeschlossen. Das deutsche Recht war damit enger gefasst als die EU-Richtlinie 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates, die elektronische Formen nicht ausschließt.
Das Erfordernis der Schriftform machte Abläufe durch die Anforderung der eigenhändigen Unterschrift auf Papier oft unnötig aufwendig. Dies führte zu Mehrbelastungen für Arbeitgeber durch erhöhten Personaleinsatz und zusätzliche Kosten. Besonders betroffen war auch die betriebliche Altersversorgung, wo der Abschluss von Entgeltumwandlungsvereinbarungen „in Papierform“ erhebliche Kapazitäten binden konnte. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales vertrat zwar die Meinung, das NachwG sei „auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar“, doch ob Gerichte dieser Meinung uneingeschränkt folgten, blieb abzuwarten.
Im Rahmen des BEG IV hat der Gesetzgeber nun Erleichterungen und Rechtssicherheit geschaffen. Der erste Entwurf der Änderungen sah zunächst vor, dass die Dokumentation der wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrages in elektronischer Form im Sinne von § 126b BGB – also mit qualifizierter Unterschrift – ermöglicht werden sollte. Dies sollte gelten, wenn das Dokument elektronisch im Sinne von § 126b BGB in ausdruckbarer Form übermittelt wird.
Aufgrund vielfacher Rückmeldungen, unter anderem von der Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung, wird es zu weiteren Erleichterungen kommen. Es wurde angeregt, dass künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht wird. Diese Vorschläge hat die Bundesregierung aufgegriffen. Die Textform wird zugelassen, wenn die Informationen den Arbeitnehmern zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber die Arbeitnehmer auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Nur wenn die Arbeitnehmer es verlangen, muss der Arbeitgeber ihnen noch einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Lediglich in bestimmten Wirtschaftsbereichen bleibt die Schriftform bei der Nachweiserteilung erhalten. Die neue Regelung tritt zum 1. Januar 2025 in Kraft. Die gesetzliche Änderung betrifft allein das Nachweisgesetz. Andere gesetzliche Bestimmungen, die ein Schriftformerfordernis enthalten, bleiben unberührt.
Michael Gerhard, Aktuar (DAV), Longial, kommentierte: „Für die bAV-Verwaltung werden sich durch die Neuerungen deutliche Vorteile ergeben, vor allem hinsichtlich des Bürokratieabbaus sowie des Kosten- und Personalaufwandes.“ Es sei ausdrücklich zu begrüßen, dass die Vorschläge zur Zulässigkeit der Textform aufgegriffen wurden. Denn auch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne von § 126a BGB – wie sie im ersten Entwurf vorgesehen war – sei aufwendiger als die reine Textform. Die qualifizierte elektronische Signatur hätte auch nicht überall in der Praxis zur Verfügung gestanden. Besonders profitieren werden Firmen, die an mehreren Standorten tätig sind oder remote arbeitende Mitarbeiter haben.
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