Innovation als Enabler eines traditionsreichen Geschäfts

Dafür wurde zusammen mit adesso, einem der größten IT-Dienstleister Deutschlands, eine digitale Bürgschaftsplattform geschaffen, die gewerbliche und öffentliche Auftraggeber, Auftragnehmer und Bürgen miteinander vernetzt.

Große Bauprojekte sind mitunter ein Milliardenunterfangen, aber auch kleinere Projekte erfordern oft Investitionen in Millionenhöhe. Zudem gehen mit einem Bauvorhaben kostspielige Risiken einher wie der unvorhergesehene Verzug der Baumaßnahmen. So muss auch der Finanzierungsspielraum möglichst groß sein. Dies gilt sowohl für Großprojekte, die von der öffentlichen Hand vergeben werden, als auch für Baumaßnahmen gewerblicher Natur.

Darüber hinaus benötigt es meist mehrere Akteure, um ein Bauprojekt zum erfolgreichen Abschluss zu bringen. Teilbaumaßnahmen werden von Auftraggebern meist an verschiedene Sub- oder Nachunternehmen vergeben.

Zur Sicherstellung der erfolgreichen Durchführung der Baumaßnahmen sowie zur Gewährleistung über die Fertigstellung hinaus beanspruchen Auftraggeber einen sogenannten Sicherheitseinbehalt. Alternativ akzeptieren sie auch die Bürgschaft einer Bank oder Kautionsversicherung als Form der Absicherung: für die Bereitstellung veranschlagt der Bürge lediglich einen kleinen Prozentsatz der Bürgschaftssumme. Um ihre Liquidität nicht zu gefährden, bevorzugen Auftragnehmer meist Letzteres.

Je nach Vorhaben werden unterschiedliche Bürgschaftsarten benötigt. Somit ist es gang und gäbe, dass ein Bauvorhaben unzählige Bürgschaften involviert und allein in Deutschland werden jährlich Millionen von Bürgschaften und Garantien ausgestellt.

Das Bürgschaftsgeschäft wird dabei immer noch sehr traditionell abgewickelt. Die Bürgschaft wird meist in Papierform ausgestellt und beinhaltet zeitintensive, manuelle Prozesse. Da es sich zudem nicht um eine einfache Käufer-Verkäufer-Beziehung handelt, erfordert es aufwendige Absprachen zwischen den Parteien Auftraggeber, Auftragnehmer und Bürge.

Die Herausforderung im Bürgschaftsgeschäft

Durch den papierbasierten, nicht-automatisierten Prozess ergibt sich nicht nur ein hoher Verwaltungsaufwand durch manuelle Schreiben, Postversand und die notwendige jahrelange Lagerung der Bürgschaft, sondern auch eine erhöhte Fehleranfälligkeit sowie die Gefahr der Urkundenfälschung.

Selbst wenn die Bürgschaft als PDF teildigitalisiert wird, ergibt sich kein großer Effizienzgewinn, da nun Medienbrüche und Anpassung an unterschiedliche interne Systeme neue Herausforderungen mit sich bringen. Zudem spielt auch die Frage der Echtheit einer Bürgschaft eine zentrale Rolle.

Um den Bürgschaftsprozess nachhaltig effizient gestalten zu können, bedarf es also einer komplett neuen Herangehensweise des Problems. Dies haben auch zwei der größten Kautionsversicherer am deutschen Markt, die R+V und die VHV, erkannt und den ungewöhnlichen Schritt gewagt, gemeinsam eine Lösung zu finden und umzusetzen.

Diese sollte das Problem nicht nur an der Oberfläche behandeln, sondern einen ganzheitlichen und nachhaltigen Ansatz im Sinne der Kunden und der gesamten Bauwirtschaft darstellen. Um dies zu gewährleisten, wurde mit der Trustlog GmbH ein unabhängiges Unternehmen gegründet, das die Interessen aller Marktteilnehmer berücksichtigt und das Bürgschaftsgeschäft durch Innovation nachhaltig transformiert.

Vergleichbar mit dem Management eines Aktiendepots können mit Trustlog auch Bürgschaften zukünftig über eine gemeinsame Plattform einfach verwaltet und verwahrt werden. Die Digitalisierung sämtlicher Prozessschritte führt zudem zu einer tieferliegenden Transformation bei Unternehmen, da so neue Möglichkeiten und Formen der Kollaboration entstehen – sei es durch neue Formen der Kommunikation oder auch einer ortsunabhängigen Zusammenarbeit.

Für die Entwicklung und Umsetzung dieses ehrgeizigen Ziels wurde frühzeitig nach einem etablierten und starken Partner gesucht und in dem IT-Dienstleister adesso gefunden. Das Projekt folgte dabei dem Motto: Methoden folgen Menschen und nicht umgekehrt.

Ein exploratives Vorgehen und die Entwicklung nutzergerechter Features sind die Schlüsselfaktoren für eine digitale Transformation. So stand eine nutzerzentrierte Vorgehensweise von Anfang an im Mittelpunkt, um Prozesse direkt verproben zu können und Ideen frühzeitig fallen zu lassen, wenn ein Feature nicht hundertprozentig mit dem Kundenwert übereinstimmte.

Der Aufbau der Plattform setzt auf cloudbasierte Technologien (Vue.js, SpringBoot), sowie eine sogenannte Microservice-Architektur, um auf Anforderungen schnell reagieren zu können. Es wurden API-Schnittstellen geschaffen, um eine stufenweise Integration in die unterschiedlichen Systeme der Plattformteilnehmer zu ermöglichen. IT-Sicherheit hat bei allen Funktionen höchste Priorität.

Ergebnis: eine digitale Plattform, die Bürgschaftsprozesse vereinfacht und beschleunig

Trustlog ermöglicht smarte, standardisierte Bürgschaftsprozesse. Die unabhängige und digitale Plattform vernetzt die Akteure des Bürgschaftsgeschäfts und ist offen für alle Marktteilnehmer. Je mehr Teilnehmer an die Plattform angebunden sind, desto größer der Nutzen für jeden Einzelnen. Trustlog unterstützt zudem bei der Anbindung der Kundenportale und Systeme der Bürgen und Bauunternehmen.

Innerhalb der Plattform können die zuvor analogen, papierhaften Prozesse komplett digital über den gesamten Lebenszyklus einer Bürgschaft abgewickelt werden. Auftraggeber von Bauprojekten können Bürgschaften bequem empfangen, annehmen oder mit Korrekturnotiz ablehnen.

Individuelle Bürgschaftstexte können hochgeladen und als Vorlagen genutzt werden, um komplizierte Absprachen und Fehler zu vermeiden. Eine strukturierte (Historien-)Übersicht und Statusanzeige der Bürgschaft ermöglicht eine schnelle Erfassung des aktuellen Stands. Ein gemeinsamer rechtlicher Rahmen für die Teilnehmer der Plattform stellt zudem sicher, dass Gläubigeraktionen wie die Teilenthaftung ebenfalls direkt über die Plattform autorisiert werden können.

Dem Verlust oder der Fälschung einer Bürgschaft wird so effektiv entgegengewirkt. Zudem entfallen lange Postwege, manuelle Schreiben und teure, physische Lagerung im Tresor. Ein gutdurchdachtes UX-Design sowie eine intuitive Benutzeroberfläche der Plattform bewirken, dass auch die Bedienung der Plattform für den Anwender keine Hürde darstellt.

Fazit: Mach es attraktiv für den Nutzer!

Auch bei Digitalisierung geht es primär darum, Menschen zu begeistern und Themen umzusetzen, die einen wahren Mehrwert für den Nutzer darstellen. Dazu bedarf es Mut für Veränderung, das richtige Mindset und moderne Technologien für eine schnelle Umsetzung und Lösung. Auf diese Weise bringt man Digitalisierung auch im traditionellen Umfeld effektiv voran.

Bilder: (1) © ra2 studio – stock.adobe.com (2) © Trustlog GmbH