Was sollten Freiberufler über Steuern und Rechnungen wissen?

Wie man als Freiberufler mit der Umsatzsteuer umgeht

Auf die meisten Waren und Dienstleistungen wird eine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) erhoben. Das Unternehmen, das diese Waren oder Dienstleistungen anbietet, kann die in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer jedoch nicht einfach einstecken – es muss sie an das Finanzamt abführen. Dies geschieht über die Umsatzsteuervoranmeldung. Allerdings sind nicht alle Unternehmen verpflichtet, Umsatzsteuer zu berechnen.

Kleinere Unternehmen mit geringerem Umsatz (einschließlich Freiberufler) können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen, indem sie die Bezeichnung „Kleinunternehmer“ verwenden. Als Kleinunternehmer gelten diejenigen, die weniger als 22.000 Euro und im darauffolgenden Jahr weniger als 50.000 Euro verdienen.

Die Einstufung als Kleinunternehmer bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, darunter auch eine reduzierte Buchhaltearbeit und einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Anbietern. Das liegt daran, dass Privatpersonen die Mehrwertsteuer nicht bei der Steuererklärung zurückfordern können, weshalb die Dienstleistung oder Ware automatisch günstiger für sie ist, wenn die Umsatzsteuer nicht berechnet wird.

Verringerung der Steuerlast als Freiberufler

Für das Wachstum eines Unternehmens ist Geld nötig. Deshalb wird nur der Gewinn versteuert, nicht die Einnahmen. Ergo, je höher die Geschäftskosten sind, desto geringer ist das Einkommen und desto weniger Steuern müssen gezahlt werden.

Es ist wichtig, dass alle Quittungen für Geschäftsausgaben aufbewahrt werden. Die Belege sollten mindestens fünf Jahre lang in einem Ordner hinterlegt werden, denn die Steuerbehörden können das Unternehmen jederzeit prüfen – auch nachdem das Geschäftsjahr schon vergangen ist.

Einige Dinge, die möglicherweise als Betriebsausgaben abgesetzt werden können, sind:

• Gewerbliche Versicherungen für Freiberufler (zum Beispiel von insureQ)
• Kosten für das häusliche Arbeitszimmer
• Bürokosten (für die Anmietung eines Büros)
• Arbeitsbezogene Speisen und Getränke (zum Beispiel Mittagessen mit Kunden)
• Kosten für die Buchhaltung
• Weiterbildungen (bis maximal 4000 Euro im Jahr)
• Kundengeschenke (eines pro Kunde und Jahr, nicht teurer als 40 Euro)
• Anschaffung von Arbeitsmitteln wie Computer, Telefon oder spezieller Software
• Kosten für Werbemittel
• Kontoführungskosten

Wie stellt man als Freiberufler eine Rechnung aus?

Das erste Projekt ist abgeliefert und der Kunde zufrieden. Nun gilt es, bezahlt zu werden, und dafür benötigt der Kunde eine Rechnung. Die Rechnungsstellung ist ein fester Bestandteil jeder freiberuflichen Tätigkeit. In Deutschland müssen die Rechnungen, die an Kunden gesendet werden, eine bestimmte Form aufweisen.

Vor dem Absenden sollte deshalb sichergestellt werden, dass die Rechnungen alle folgenden Angaben enthalten:

• Vollständiger Name
• Geschäftsadresse
• Vollständiger Name des Rechnungsempfängers
• Adresse des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (Umsatzsteuernummer)
• Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Menge oder Umfang der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Der Preis pro Einheit (oder pro Stunde) und der Gesamtbetrag der Rechnung
• Datum oder Zeitraum, in dem die Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden
• Umsatzsteuersatz oder Informationen, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird
• Rechnungsbeträge, einschließlich Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
• Zahlungsanweisungen: Bankverbindung oder andere Zahlungsmöglichkeiten

Sollte der Kunde außerhalb Deutschlands, aber innerhalb der EU ansässig ist, sind die Anforderungen etwas anders, da keine Umsatzsteuer berechnet wird. Dann muss die Umsatzsteuernummer des Kunden angegeben werden. Dahinter steckt das sogenannte europäische „Reverse-Charge“-Verfahren (Abzugsverfahren): Diese Regelung besagt, dass beim Verkauf von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen zwischen zwei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen innerhalb der Europäischen Union der Verkäufer keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird. Sollte man als Freiberufler von der Kleinunternehmer-Regel Gebrauch machen, muss man sich darüber keine Gedanken machen.

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) für Freiberufler

Generell ist jeder Unternehmer dazu angehalten, seine Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen. Normalerweise muss bei Unternehmen (es gibt einige Ausnahmen) die doppelte Buchführung durchgeführt werden. Freiberufler sind jedoch davon befreit und können stattdessen die vereinfachte Einnahmenüberschussrechnung nutzen. Bei dieser Methode der Gewinnermittlung kommt es nur auf die tatsächlichen Beträge an, die auf den Bankkonten des Unternehmens ein- und ausgehen. Einnahmen minus Ausgaben ergeben den Gewinn: In die Gewinnermittlung der EÜR fließen nur die Beträge ein, die das Unternehmen tatsächlich erwirtschaftet. Das ist die entscheidende Basis für die Besteuerung.

Fazit

Es ist als Freiberufler nicht immer einfach, den Überblick zu behalten, besonders, wenn es um Finanzen geht. Deshalb ist es umso wichtiger, dass man sich im Vorfeld schlau macht, wenn es um Rechnungen und Steuern geht.