Rechtssichere Lösung für den Hinweisgeberschutz
Im Zuge des im Juli in Kraft getretenen Hinweisgeberschutzgesetzes müssen Unternehmen ihren Mitarbeitenden einen rechtskonformen und leicht erreichbaren Meldekanal anbieten, damit diese sicher auf Missstände und Rechtsverstöße hinweisen können. Der Gesetzgeber hat dazu ein umfangreiches Maßnahmen- und Richtlinienpaket geschnürt, das viele Organisationen vor technische und personelle Herausforderungen stellt.
Die schlanke und kostengünstige Lösung: Eine Komplettdienstleistung, welche die Einrichtung, den technischen Betrieb und die fachliche Betreuung des internen Meldekanals umfasst.
„Große Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden müssen die neuen Regelungen ab sofort umsetzen. Mittelständische Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben bis 17. Dezember 2023 Zeit, ein funktionierendes Hinweisgebersystem einzuführen. Ansonsten droht ein Bußgeld von bis zu
20.000 Euro“, sagt Rechtsanwalt Holger Heuschen von der Bonner FinLegal – Rechtsanwaltsgesellschaft für die Finanzbranche mbH.
Der Jurist rät, die Vorgaben schnell und präzise umzusetzen, denn: „Neben der technischen Infrastruktur sind die Prozesse rechtssicher zu gestalten, um eventuelle Schadenersatzansprüche oder sogar Bußgelder zu vermeiden. Entscheidend ist, wie eine Meldung entgegengenommen, verarbeitet und weitergeleitet wird. Ganz wichtig ist zudem die Vertraulichkeit. Sollten Informationen unrechtmäßig nach außen dringen, kann sich das Bußgeld noch einmal deutlich erhöhen.“
Effiziente Komplettlösung für Unternehmen
Unternehmen müssen diese Meldestelle nicht intern einrichten, sondern können zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten auch externe Hilfe in Anspruch nehmen. FinLegal bietet hierfür insbesondere KMU mit bis zu 500 Mitarbeitenden ein rechtssicheres System und garantiert eine vertrauensvolle und umfassende Betreuung. Selbstverständlich erfüllt die FinLegal-Lösung alle gesetzlichen Anforderungen an Vertraulichkeit und Datenschutz.
„Die Unternehmen können sich unkompliziert bei uns anmelden und müssen nicht selbst neue Strukturen aufbauen. Das wirkt sich positiv auf die Kosten aus. Und weil FinLegal als objektiver Dritter auftritt, sind Interessenkonflikte ausgeschlossen. Wir stellen die Unabhängigkeit des Hinweisgeberschutzsystems sicher – und damit auch die Akzeptanz der Meldestelle in der Belegschaft“, sagt FinLegal-Chef Heuschen.
Ein weiterer Vorteil der Komplettlösung: Der neue Meldeweg kann positive Impulse im Unternehmen setzen. Denn viele Führungskräfte wussten bisher nichts von möglichen Rechtsverstößen. Jetzt erhalten sie schneller Informationen und können so frühzeitig interne Veränderungen anstoßen. Das ist ein wichtiger Aspekt der Risikofrüherkennung und unterstützt eine effektive Compliance.
Vertraulichkeit hat oberste Priorität
Zahlreiche Anforderungen wie die technische Erreichbarkeit und die Gewährleistung der Anonymität sind insbesondere für KMU schwer umsetzbar. FinLegal als Betreiber des Meldekanals kann zahlreiche Risikofaktoren ausschließen: Unabhängig davon, ob die Meldung in elektronischer Form oder gar persönlich erfolgt, hat die Vertraulichkeit oberste Priorität.
Die Identität des Hinweisgebers ebenso wie der übermittelte Inhalt und darin genannte weitere Personen dürfen grundsätzlich nur den Personen bekannt sein, die die Meldung entgegennehmen und bearbeiten. Lediglich in gesetzlich definierten Ausnahmefällen dürfen Informationen an Dritte, wie zum Beispiel Behörden oder Gerichte, weitergegeben werden. Diese Sicherheit sowie die technische Erreichbarkeit bietet das FinLegal-System. Sollte sich eine Meldung als unbegründet erweisen, wird das Verfahren von FinLegal so abgewickelt, dass für das Unternehmen möglichst wenig oder kein Aufwand entsteht.
Zum Unternehmen
FinLegal – Rechtsanwaltsgesellschaft für die Finanzbranche mbH ist ein Kooperationspartner der VÖB-Service GmbH, Bonn. Sie bietet neben bankenaufsichtsrechtlicher Expertise auch Rechtsberatung für Compliance, Vergaberecht, Datenschutz, IT-Recht und allgemeine Vertragsgestaltung an.
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