Effizienz am Arbeitsplatz – Die Rolle von Software und menschlichen Fähigkeiten

Jedes Unternehmen weiß: Effizienz ist mehr als nur ein Buzzword, sondern ein entscheidender Faktor, wenn es um das Fortbestehen, aber auch um den Erfolg des Unternehmens geht. Denn da der Markt sich heute schneller wandelt, stehen Unternehmen zunehmend unter Druck, ihre Prozesse anzupassen und ihre Produktivität zu steigern.

Aber wie kann das erreicht werden? Indem Sie die Effizienz der Arbeitsprozesse erhöhen. Hier führen mehrere Wege zum Ziel, die Sie bestenfalls miteinander kombinieren sollten. Denn sowohl Softwarelösungen können zu einer Effizienzsteigerung beitragen, als auch die Menschen, die im Unternehmen sitzen.

Softwarelösungen zur Prozessoptimierung

Von der Verwaltung großer Datenmengen bis hin zur Automatisierung wiederholender Aufgaben – die heutigen Softwarelösungen auf dem Markt setzen an unterschiedlichen Stellen an. Ein häufiger Ratschlag? Zeitfressende Routineaufgaben sollten automatisiert werden, wodurch die Mitarbeiter entlastet werden, die Fehleranfälligkeit sinkt und die Zeit der Angestellten als Ressource für andere Aufgaben zur Verfügung gestellt wird.

Hier sind einige Beispiele, die sich in der Praxis bewährt haben:

• OCR zur Dokumentenverarbeitung: Mit der optischen Zeichenerkennung (OCR) können Unternehmen Papierdokumente digitalisieren und automatisch verarbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehler und sorgt für weniger Papierverbrauch im Unternehmen. Dabei sind die heutigen Lösungen noch intelligenter, denn der Einsatz von künstlicher Intelligenz und Machine Learning sorgt dafür, dass die Software immer besser wird und sich an individuelle Dokumente anpassen kann.
• Chatbots für Kundenservice: KI-gesteuerte Chatbots revolutionieren den Kundenservice, indem sie rund um die Uhr Unterstützung bieten. Sie beantworten häufig gestellte Fragen, lösen einfache Probleme und leiten komplexe Anfragen an menschliche Mitarbeiter weiter. Das Ergebnis? Zufriedenere Kunden und entlastete Mitarbeiter, die ihre Zeit effizient nutzen.
• Automatisierte Bonitätsprüfung: Automatisierte Systeme können in Sekundenschnelle die Kreditwürdigkeit eines Kunden bewerten. Bei eindeutigen Fällen kann das System eigenständig eine Entscheidung treffen. Und wenn etwas nicht eindeutig ist? Dann hat der Mitarbeiter eines Unternehmens bereits viele Daten vorliegen, um die eigene Entscheidungsfindung zu begründen und das Risiko zu mindern. Auch hier kann die Zufriedenheit von Kunden gesteigert werden, da Entscheidungen schneller gefällt werden können.
• Rechnungswesen und Buchhaltung: Rechnungseingänge, Buchungen und Zuordnung von Zahlungen erfordern heute keine menschlichen Augen mehr, die Zeile für Zeile abzugleichen. Systeme können diese Aufgaben vollständig übernehmen und damit Routineaufgaben aus der To-do-Liste von Angestellten streichen.
• Vertragsabwicklung: Versicherungsverträge können zwar nicht immer vollständig digital abgewickelt werden, sie können den Unterschriftenprozess und die sichere Dokumentenübersendung jedoch beschleunigen und sicherstellen. In Zukunft ist zudem mit Smart-Contracts zu rechnen, die Verträge automatisiert ausführen und prüfen.

Der Mensch ist ein wichtiger Faktor im Prozess

Einige Unternehmen setzen zur Effizienzsteigerung zwar auf digitale Lösungen, vergessen dabei aber, dass auch die menschliche Komponente eine entscheidende Rolle spielt. Immerhin sind es die Mitarbeiter, die kreativ denken, strategische Entscheidungen treffen und Innovationen vorantreiben. Sie sind in viele Prozesse eingebunden und bilden wichtige Schnittstellen.

Daher sollten Unternehmen auf fortlaufende Schulungen und Weiterbildungen setzen, damit Mitarbeiter ihre Fähigkeiten verbessern und neue Technologien effizient nutzen können. Jeder Mitarbeiter sollte außerdem genau wissen, welchen Beitrag seine Arbeit zum Gesamtprozess beisteuert. Dadurch entsteht ein besseres Verständnis, aber auch das Engagement kann gesteigert werden.

Auch Kommunikations- und Entscheidungsprozesse sollten Sie unter die Lupe nehmen. Schließlich können sie darüber entscheiden, ob Prozesse und Arbeitsabläufe flüssig ablaufen oder ins Stocken geraten. Die Kommunikation vereint übrigens beide Welten, denn hier spielen sowohl der Mensch als auch die Software eine Rolle.