In 7 Schritten zur effektiven Personalverwaltung

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Eine starke Personalverwaltung ist die Grundlage für ein effizient geführtes Unternehmen. Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten ist unter anderem essenziell für Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Ressourcenmanagement und Rekrutierungsstrategien.

Verschiedene Maßnahmen und digitale Lösungen können Arbeitgeber dabei unterstützen, ihre Unternehmensziele zu erreichen. Um von den Vorteilen eines stabilen Personalmanagements zu profitieren, sind lediglich 7 Schritte erforderlich, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

Vorteile eines stabilen Personalmanagements

Ein Unternehmen funktioniert ebenso wie ein gesunder Körper nur dann reibungslos, wenn jeder Teil verlässlich und effizient seine Aufgaben übernimmt. Das Personalmanagement kann in diesem Vergleich den Kopf oder das Gedächtnis des Unternehmens darstellen. Hier sammeln sich alle wichtigen Daten, die das Personal betreffen. Das reicht von Führungszeugnissen bis hin zu Gesundheitsdaten, Kontaktangaben, Bankverbindungen und besonderen Fähigkeiten.

Es ist daher wenig überraschend, dass ein stabiles Personalmanagement maßgeblich daran beteiligt ist, die Leistungsfähigkeit einer Firma zu steigern. Dementsprechend ist auch die Zahl der Beschäftigten im Personalverwaltungsbereich in Deutschland in den letzten Jahren nachweislich gestiegen:

Anzahl der Beschäftigten im Bereich Personalwesen in Deutschland bis 2023. Statista Research Department, 17.07.2024. Eingesehen am: 20.08.2024. DOI: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/168057/umfrage/anzahl-der-beschaeftigten-im-bereich-personalwesen-in-deutschland/#:~:text=Am%2031.,der%20Berufe%20von%202010%20erhoben.

Wie die Grafik zeigt, wird die Personalverwaltung branchenübergreifend immer wichtiger. So wirkt sich die Kompetenz der Personalverwaltung beispielsweise auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus und schafft durch realistische und angemessene Personalplanung ein Arbeitsumfeld, in dem sich Mitarbeiter wohl und geschätzt fühlen.

Für Arbeitgeber bedeutet effektives Personalmanagement, dass sie sich auf die Planung und Zuweisung von Ressourcen verlassen können. Wenn beispielsweise die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter beachtet werden, findet sich für jeden Arbeitnehmer die passende Aufgabe – was wiederum zu mehr Produktivität führt.

Dadurch, dass nicht nur rechtzeitig erkannt wird, wo Personal benötigt wird, sondern sich die Personalverwaltung im Optimalfall auch um den Erhalt und die Übermittlung von notwendigem Wissen kümmert, kommt es bei der Einarbeitung nicht zu lästigen Verzögerungen.

Auch hinsichtlich der Außenwirkung eines Unternehmens übernimmt die Personalabteilung wichtige Aufgaben. Dadurch, dass sich eine Firma durch ein gut strukturiertes Arbeitsumfeld einen guten Ruf erwirbt, werden Arbeitsplätze dort automatisch begehrter. Dies steigert auf lange Sicht die Wachstumschancen und stärkt die Unternehmenskultur sowohl außer- als auch innerhalb.

Die Vorteile eines stabilen Personalmanagements auf einen Blick:

• Effektive Personalplanung spart Kosten
• Durch Kompetenzzuordnung gelingt es, Zeit zu sparen und für eine wachsende Zufriedenheit der Mitarbeiter zu sorgen
• Ressourcen werden optimal verteilt, Produktivität wird gesteigert
• Wissen wird von Zuständigen bei der Einarbeitung von neuem Personal weitergegeben und der Erhalt wird auf lange Sicht garantiert
• Positive Außenwirksamkeit des Unternehmens sorgt für Zuwachs und eine starke Markenidentität

7 Schritte zum Aufbau einer effektiven Personalverwaltung

Nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Abläufe, doch die Optimierung der Personalverwaltung kann in den meisten Fällen in 7 Schritten geschehen.

1. Aktuelle Abläufe der Mitarbeiterverwaltung analysieren

Bevor Sie sich daran setzen können, die Mitarbeiterverwaltung zu optimieren, müssen zunächst bestehende Prozesse analysiert werden. Nehmen Sie die relevantesten Abläufe der Personalverwaltung in Ihrem Unternehmen einmal ganz genau unter die Lupe und sprechen Sie mit den Angestellten der HR-Abteilung.

Betrachten Sie dabei die wichtigsten Aufgaben, wie das Management von An- und Abwesenheiten oder das Pflegen von Personalakten. Bei welchen Abläufen ließen sich Verbesserungen vornehmen? Welche Prozesse bereiten den Mitarbeitern der Personalverwaltung am meisten Arbeit und rauben unnötig Zeit? In vielen Fällen eröffnet ein kritischer Blick bereits neue Perspektiven.

2. Klare Ziele definieren

Sobald Sie sich über mögliche Problemstellungen bei Abläufen der Personalverwaltung informiert haben, geht es darum, möglichst konkrete Ziele zu definieren. In den meisten Fällen sollte es durch Umstrukturierungen und Prozessänderungen gelingen, Zeitaufwand und Arbeitskraft einzusparen. Diese können Sie dann an anderen Stellen sinnvoller und gewinnbringender einsetzen.

Visualisieren Sie die Veränderungen, die Sie sich wünschen. Sobald Sie die Ziele klar vor Augen haben, können Sie nach Lösungsansätzen suchen, die Ihnen helfen, diese auch zu erreichen.

3. Ein einheitliches System entwickeln

Einheitliche und klare Abläufe sind der Schlüssel eines effektiven Personalmanagements. Häufig wird viel Zeit und Arbeitsaufwand dadurch verschwendet, dass Arbeitsschritte doppelt verrichtet werden, da Daten nicht auf dem neuesten Stand und einsehbar sind. Auch die Kommunikation zwischen HR und dem Personal, wenn es beispielsweise um Fehlzeiten oder Urlaubstage geht, muss reibungslos funktionieren, um Fehler und Verluste zu vermeiden.

Mit dem Umstieg auf eine digitale Lösung lassen sich viele dieser Probleme bereits im Keim ersticken. Durch eine elektronische Personalakte, auf die befugte Mitarbeiter dezentral Zugriff haben, ergeben sich völlig neue Möglichkeiten. Nicht nur lässt sich durch die Einsparung von Papierakten Platz und Geld sparen, sondern auch Zeit: Sämtliche Informationen sind durch die Suche anhand von Schlagworten umgehend verfügbar.

4. Zugriffsberechtigungen und Sicherheitsvorkehrungen festlegen

Die Daten, mit denen sich die Personalverwaltung auseinandersetzt, sind häufig äußerst sensibel: Darunter sind Führungszeugnisse, Leistungsbeurteilungen, aber auch Informationen über den Gesundheitszustand von Mitarbeitern. Es ist daher selbstverständlich, dass die Sicherheit bei Personalakten eine große Rolle spielt.

Damit persönliche Daten nicht in die Hände unbefugter Dritter geraten, hat Datenschutz auch bei der digitalen Form der Personalakte höchste Priorität. Damit dieser gewahrt wird, werden in der Regel bestimmte Techniken zur Verschlüsselung eingesetzt. Zugriffsberechtigungen dürfen nur an jene vergeben werden, die die Akte aktiv betrifft. Das sind in den meisten Fällen die Mitarbeiter selbst oder Mitglieder der HR-Abteilung.

5. Mitarbeiterschulungen planen und das neue System vorstellen

Auch wenn Ihnen das neue, verbesserte System auf Dauer Zeit spart, müssen Sie zunächst Zeit in die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware investieren. Damit Mitarbeiter der Personalabteilung und alle übrigen Beteiligten sich mit einer neuen Software für die Personalverwaltung vertraut machen können, sollten Sie als Arbeitgeber Schulungen anbieten.

Je umfassender Mitarbeitende über neue Anwendungen und Veränderungen informiert sind, desto leichter wird es Ihnen fallen, das neue System in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Es ist für einen reibungslosen Ablauf besonders wichtig, dass alle Beteiligten wissen, wie sie die Software optimal anwenden. Nur dann machen sich auch Verbesserungen bemerkbar.

6. Regelmäßige Performance- und Anwendungs-Kontrollen durchführen

Die Einarbeitung der Mitarbeiter ist geschafft, doch allein damit ist eine optimierte Performance noch nicht gesichert. Vor allem zu Beginn sind regelmäßige Anwendungs-Kontrollen ein Muss, damit das neue System tatsächlich Vorteile bringt.

Regelmäßige Updates sind bei einer Personalverwaltungssoftware besonders wichtig, damit das System jederzeit einwandfrei und sicher läuft und rechtzeitig auf gesetzliche Änderungen reagiert werden kann. Insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes kann es häufiger zu Umstellungen kommen. Achten Sie daher bei der Wahl der Software auf einen Hersteller, der automatisch aktualisiert oder Sie bei Updates unterstützt und umfassenden Support leistet.

7. Tools und Software für die Automation und Effektivitätssteigerung nutzen

Die Digitalisierung des Personalmanagements umfasst vor allem die Personalakten, kann jedoch noch deutlich darüber hinausgehen. Weitere Prozesse, die manuell mühsam erledigt werden müssen, wie beispielsweise die monatliche Gehaltsabrechnung, können ebenfalls automatisiert und stringenter gestaltet werden.

Mithilfe einer Software für die online Gehaltsabrechnung gelingt es, monatlich fehlerfreie Dokumente auszustellen und obendrein Pflicht-Meldungen an das Finanzamt automatisch zu übermitteln. Als Arbeitgeber sind Sie damit jederzeit auf der sicheren Seite und können Ihre Mitarbeiter obendrein entlasten.

Digitale Personaldaten und Software greifen bei diesem Prozess ineinander, um sicherzustellen, dass Löhne abhängig vom Anstellungsverhältnis, Steuerklasse und Arbeitszeit monatlich korrekt berechnet und ausgestellt werden. In vielen Fällen können Daten an Elster Online automatisch übermittelt werden, um weitere Arbeitszeit einzusparen.

Auch für Ihre Mitarbeiter ergeben sich durch die Verwendung einer Lohnabrechnungssoftware Vorteile. Sie haben jederzeit Einsicht in die jeweilige Lohn- und Gehaltsabrechnung. Gibt es Gesetzesänderungen, werden diese von der Software automatisch implementiert. Die Daten und Rahmenbedingungen sind somit immer auf dem neuesten Stand.

Einheitlich, aktuell, sicher – digitale Personalverwaltung clever nutzen

Die Bedeutung der Personalverwaltung nimmt stetig zu. Viele Arbeitgeber erkennen den Wert, den ein effektives Personalmanagement für ein Unternehmen hat und setzen daher auf einheitliche, digitalisierte Lösungen, die das HR-Team in ihren Aufgaben unterstützen.

Viele haben bereits erkannt, dass eine effiziente Verwaltung der Daten nicht nur als Absicherung zu sehen ist, sondern in vielen Fällen auch dazu beiträgt, interne Prozesse zu optimieren, Stellen passend zu besetzen und Arbeitszeit einzusparen. HR-Software ist die Lösung für einheitliches und automatisiertes Personalmanagement und sorgt dafür, dass sensible Informationen datenschutzkonform gesichert werden können. Im Zusammenspiel mit einem Tool für digitale Lohnabrechnungen gelingt es zudem monatlich wiederkehrende Aufgaben verlässlich zu automatisieren.

Wer sich für ein cloudbasiertes Programm entscheidet, genießt außerdem den Vorteil, jederzeit auf wichtige Daten zugreifen zu können. Damit diese nicht in falsche Hände gelangen, arbeitet Personalverwaltungssoftware mit Verschlüsselungen und Zugriffsberechtigungen. Dies ist eine Sicherheitsgarantie, die meist nachlässig verstaute Papierakten nicht bieten können.