Die Vorteile von Organigrammen für Unternehmen: Wie sie die interne Kommunikation verbessern und die Effizienz steigern können

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Bei großen Unternehmen mit vielen Abteilungen und Teams fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Vor allem für die Realisierung von Projekten ist es aber wichtig zu wissen, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Hier können Organigramme wesentlich zur Übersichtlichkeit der Unternehmensstruktur beitragen.

Wenn die Mitarbeiter auf ein Organigramm zugreifen, können sie die verantwortliche Person direkt kontaktieren. So werden unternehmensinterne Verbindungen sichtbar und effizient genutzt.

Was ist ein Organigramm?

Der Begriff Organigramm setzt sich aus Organisation und Diagramm zusammen. Ein Organigramm ist also eine grafische Abbildung von Organisationsstrukturen. Das erste Organigramm der Welt wurde in der Eisenbahnbranche erstellt. 1855 legte der Eisenbahner McCallum mit seinem Diagramm von Eisenbahnstrecken den Grundstein für eine Abbildungsform, die heute in allen Branchen Verwendung findet.

Meist wollen Unternehmen ein Organigramm erstellen, um unternehmensinterne Verbindungen und Prozesse abzubilden. Auch zur Abbildung von einzelnen Abteilungen oder allen Mitarbeitern eignet sich ein Organigramm. Man kann damit allerdings auch die Unternehmensstruktur nach außen hin präsentieren.

Diese Organigramme gibt es

Es gibt verschiedene Arten von Organigrammen, die sich für unterschiedliche Zwecke eignen. Das klassische und meistgenutzte Organigramm ist das hierarchische. Diese Form eignet sich vor allem, um die Hierarchien und Verantwortlichkeiten innerhalb der Mitarbeiter abzubilden. Ein flaches Organigramm kann für die vereinfachte Darstellung dieser hierarchischen Ebenen genutzt werden.

Eine weitere mögliche Form ist das Matrix-Organigramm. Damit können Verbindungen zwischen verschiedenen Abteilungen dargestellt werden. Diese Variante ist vor allem im Projektmanagement sinnvoll. Denn ein Projektmanager ist in der Regel an mehreren Projekten beteiligt. Gleichzeitig sind oft mehrere Abteilungen in ein Projekt involviert.

Die Unternehmensstruktur visualisieren

Gerade wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, muss dieser sich erstmal im Unternehmen zurechtfinden. Anfangs weiß die neue Fachkraft noch nicht, wie viele Mitarbeiter es in welchen Abteilungen gibt und wie diese heißen. Mit einem Organigramm lernen neue Mitarbeiter die Unternehmensstruktur schnell und unkompliziert kennen. Das ist besonders für Projektmanager wichtig, die die unternehmensinternen Abläufe genau kennen sollten.

Strukturen innerhalb der Teams sichtbar machen

Es ist nicht nur wichtig zu wissen, welche Abteilungen es gibt. Auch innerhalb des Teams herrscht in der Regel eine Hierarchie, die auf einem Organigramm abgebildet werden kann. So wissen beispielsweise andere Abteilungen, wer der Ansprechpartner im jeweiligen Team ist.

Diese Strukturen innerhalb einer Abteilung können auch flexibel angepasst werden. Ist beispielsweise der Abteilungsleiter krankgemeldet, erscheint im Organigramm sein Stellvertreter als Abteilungsleiter. Auf diese Weise können sich andere Mitarbeiter direkt an die zuständige Person wenden. Unnötige Anrufe beim krank gemeldeten Mitarbeiter bleiben aus.

Verbindungen zwischen den Rollen herstellen

Wer arbeitet eigentlich mit wem zusammen? Übernehmen zum Beispiel zwei Abteilungen eine gemeinsame Aufgabe? Auch so ein Sachverhalt kann in einem Organigramm abgebildet werden. Vielleicht gibt es eine zentrale Abteilung im Unternehmen, die mehrere Funktionen übernimmt. Um diese Verbindungen sichtbar zu machen, kann zu jeder Person eine kurze Textbeschreibung hinzugefügt werden.

Ein Organigramm muss nicht langweilig aussehen

Die Zeit der schwarz-weißen Organigramme ist längst vorbei. Mithilfe von Farben lassen sich Teams und Funktionen leicht voneinander unterscheiden. Außerdem kann ein Organigramm weiterführende Informationen beinhalten. Das muss nicht immer nur ein beschreibender Text sein. Es können auch Bilder, Präsentationen und Tabellen eingefügt werden.

Damit wirkt ein Organigramm lebendiger, bunter – und ist vor allem informativer. Übrigens ist die digitalisierte Darstellung unternehmensinterner Prozesse auch ein Faktor des Digitalisierungsindex. Ein modernes Organigramm lohnt sich also für jedes Unternehmen, das die Digitalisierung nicht an sich vorüberziehen lassen möchte.

Informieren und mitgestalten lassen

Zwar stellt ein Organigramm die Hierarchien zwischen den Mitarbeitern dar. Das bedeutet aber nicht, dass nur die Vorgesetzten das Organigramm erstellen. Ein digitales Organigramm lässt sich einfach exportieren und ebenso in beruflich genutzten Messengern teilen. Auf diese Weise können Mitarbeiter aus allen Hierarchien wichtige Informationen hinzufügen.

Auch diese Funktion ist besonders für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten hilfreich. So kann etwa ein Projektmanager ein grundlegendes Organigramm erstellen und wichtige Rollen und Verbindungen von den betroffenen Mitarbeitern ergänzen lassen. Denn diese wissen am besten, wie die unternehmensinternen Prozesse ablaufen.

Fazit

Ein Organigramm stellt die Rollen und Funktionen innerhalb eines Unternehmens übersichtlich dar. Auf diese Weise wissen alle Mitarbeiter, wer für welche Aufgaben zuständig ist. So kann man sich direkt an den Zuständigen wenden. Zeitverlust durch Unklarheiten wird so vermieden.